Messer - Global Site - Gase und Know-how für ihren Erfolg.
 

Informacja o polityce prywatności w kontaktach służbowych

Informacja Messer Polska Sp. z o.o.
o polityce prywatności w kontaktach służbowych z partnerami handlowymi i klientami

– Stan na czerwiec 2018 –

 

Wprowadzenie
Niniejszy dokument informuje Państwa jako klientów i partnerów handlowych o zasadach przetwarzania danych osobowych przez Messer Polska w relacjach biznesowych. 

Dane osobowe
Dane osobowe oznaczają wszelkie informacje, które mogą być z Państwem powiązane, jako osobą fizyczną. Również informacje, które mogą wiązać się z Państwem w sposób pośredni, szczególnie poprzez przypisanie do identyfikatora takiego jak nazwa, NIP, siedziba lub identyfikator internetowy. Nadto możliwa jest identyfikacja osoby fizycznej, na podstawie jednej lub kilku szczególnych cech, które są wyrazem fizycznej, fizjologicznej, genetycznej, psychologicznej, ekonomicznej, kulturowej lub społecznej tożsamości tej osoby fizycznej.

1. Zakres zastosowania. Podmiot odpowiedzialny.
Messer Polska Sp. z o.o. („Messer”) odpowiada za przetwarzanie Państwa danych kontaktowych i kontraktowych w ramach dwustronnych relacji biznesowych.

2. Dane kontaktowe administratora danych i inspektora ochrony danych. 
a) Dane kontaktowe administratora danych:
Messer Polska Sp. z o.o.
ul. Maciejkowicka 30
41-503 Chorzów
Telefon: +48 (32) 77 26 000
b) Dane kontaktowe inspektora ochrony danych:
Dane kontaktowe inspektora ochrony danych Messer Polska Sp. z o.o.: abi@messer.pl

3. Jakie dane przetwarza Messer?
W relacjach biznesowych i kontraktowych Messer przetwarza następujące dane:
a) Biznesowe dane kontaktowe:
• imię i nazwisko, numer telefonu służbowego, firmowy adres e-mail, adres siedziby przedsiębiorstwa;
• dodatkowe informacje takie jak stanowisko w firmie, rodzaj aktywności względem Messer;
• w razie konieczności, w celach zarządzania relacjami biznesowymi, osobiste dane takie jak płeć i data urodzenia;
• informacje dotyczące zapewnienia zgodności i zarządzania ryzykiem, w tym oceny jakości Państwa wyrobów i usług.
Powyższe dane, dalej zwane będą “biznesowymi danymi kontaktowymi”.
b) Dane związane z umową:
• Imię, nazwisko, data urodzenia, miejsce urodzenia, adres, numer telefonu, numer faksu, adres e-mail kontrahentów, klientów i dostawców;
• Dane osobowe osób fizycznych pozyskane w związku z zamówieniami gazów, jak również innych produktów i usług;
• Dane osobowe takie jak dane bankowe, numer NIP, numer zamówienia i inne dane istotne z punktu widzenia księgowości i fakturowania.
Powyższe dane, dalej zwane będą “danymi związanymi z umową”.

4. Co Messer robi z danymi?
W relacjach biznesowych i kontraktowych, Messer będzie prowadził następujące czynności przetwarzania:
• biznesowe dane kontaktowe i dane związane z umową są przetwarzane w celu zawarcia, realizacji, wypełniania i rozwiązywania umów B2C i B2B z Panem/Panią jako naszym parterem biznesowym lub podmiotem, którego Pan/Pani reprezentuje. Powyższe obejmuje całość procesu zawierania umów na dostawy gazów, innych produktów i usług, oraz sprawnym zarządzaniem klientami.
• biznesowe dane kontaktowe są przechowywane w systemie CRM Messer Group GmbH oraz przetwarzane w celu nawiązywania i utrzymywania relacji biznesowych z Panem/Panią jak i Państwa przedsiębiorstwem;
• Biznesowe dane kontaktowe i dane związane z umową mogą być przetwarzane dla celów sprawozdawczości wewnętrznej;
• Biznesowe dane kontaktowe i dane związane z umową są przetwarzane w ramach zarządzania kontrahentami;
• Biznesowe dane kontaktowe i dane związane z umową są przetwarzane w celu zapewnienia zgodności i zarządzania ryzykiem, w tym oceny jakości Państwa wyrobów i usług.

5. Informacje ogólne.
a) Prawa Państwu przysługujące.
Na żądanie przysługuje Państwu prawo do uzyskania informacji o przechowywanych danych osobowych. Ponadto przysługuje Państwu prawo do sprostowania niedokładnych danych osobowych, a także prawo do ograniczania ich nadmierności oraz prawo do usunięcia bezprawnie przetwarzanych danych lub danych przechowywanych zbyt długo (o ile nie ma obowiązku prawnego i żadnych innych powodów zgodnie z art. 17 ust.3 RODO). Nadto posiada Pan/Pani prawo do zwrotu danych osobowych, które zostały podane za Pana/Pani zgodą lub w celu wykonaniu umowy. Dane zostaną przekazane Panu/Pani (bądź wskazanej osobie trzeciej) w utworzonym, powszechnie używanym i czytelnym formacie (prawo do przenoszenia danych).
Poniżej w punkcie b) (Przetwarzanie biznesowych danych kontaktowych) znajduje się opis prawa do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (prawo sprzeciwu).
W celu umożliwienia realizacji Państwa praw i zgłaszanych żądań, prosimy o kontakt pod adresem abi@messer.pl
b) Informacje ogólne o podstawie prawnej wszystkich procesów:
• Przetwarzanie biznesowych danych kontaktowych
Przetwarzanie Państwa biznesowych danych kontaktowych opiera się na art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, zgodnie z którym przetwarzanie jest zgodne z prawem, jeśli jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Messer, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają Państwa interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą. Zgodne z prawem interesy Messer obejmują wykorzystanie i przetwarzanie biznesowych danych kontaktowych swoich partnerów umownych jak również partnerów potencjalnych.
W związku z powyższym przysługuje Państwu w dowolnym czasie i bez podawania powodów sprzeciw na przetwarzanie danych w celu prowadzenia działań marketingowych.
Nadto, przysługuje Państwu sprzeciw w przypadku wystąpienia szczególnej sytuacji, uzasadniającej zaprzestanie przez Messer przetwarzania Państwa danych.
Celem dokonania powyższego należy poinformować inspektora ochrony danych.
• Przetwarzanie danych związanych z umową
Przetwarzanie danych związanych z umowami przez Messer opiera się na art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, zgodnie z którym przetwarzanie jest zgodne z prawem, wyłącznie jeżeli jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy. Messer przetwarza dane związane z umową celem wykonywania kontraktów na dostawy gazów, innych produktów lub usług, z klientami, klientami powiązanymi i świadczeniodawcami.
c) Ogólne informacje o Messer Information Services GmbH jako odbiorcy danych
Systemy IT, w których przetwarza się Państwa dane osobowe, znajdują się w Messer Information Services GmbH (“MIS”). W tym kontekście MIS prowadzi czynności przetwarzania danych tylko w imieniu oraz zgodnie z instrukcjami Messer Group GmbH.
d) Ogólne informacje o okresie przechowywania danych
Biznesowe dane kontaktowe i dane związane z umową są usuwane jedynie w przypadku sprzeciwu wobec dalszego ich przetwarzania.
Wszystkie dane osobowe partnerów biznesowych i klientów, które zostały przetworzone w ramach zawarcia i wykonania umowy są przechowywane zgodnie z obowiązującymi krajowymi przepisami dotyczącymi przechowywania (w szczególności prawa podatkowego i handlowego) przez okres 10 lat.
e) Informacje na podstawie art. 13 ust. 2 lit. e) RODO:
Podanie przez Państwa biznesowych danych kontaktowych i danych związanych z umową jest dobrowolne i nie jest wymogiem ustawowym ani umownym, ani też wymogiem koniecznym do zawarcia umowy czy zawarcia relacji handlowych. W związku z tym nie jesteście Państwo zobowiązani ich podawać, a Messer nie będzie wyciągał konsekwencji z tego tytułu. Jednakże posiadanie danych kontaktowych ułatwia relacje biznesowe Messer z Państwa przedsiębiorstwem/Waszym pracownikiem.